Por que a tarefa delegada volta pra mesa do dono

O dono passa uma tarefa para alguém na segunda-feira. Na quinta, percebe que a coisa não está fluindo e avisa: deixa que eu resolvo. Na sexta, é ele quem está fazendo, com a sensação de que pelo menos ficou bem feito. É assim que a tarefa delegada volta pra mesa do dono.

Na live Papo Estratégico, Fernando Campanholo, o Campa, conta que isso já aconteceu muito com ele e que vê o mesmo se repetir com os empresários que acompanha. Para ele, na maioria das vezes o problema está na forma como a delegação foi feita e, principalmente, mantida. "Delegar é a coisa mais fácil do mundo", diz. "O difícil é manter a delegação."

Passar tarefa não é delegar

No exemplo de Campa, o dono avisa um funcionário de que, a partir de agora, ele vai emitir as notas fiscais de venda. A pessoa emite, mas na cabeça dela está fazendo um favor, quebrando um galho. No dia em que o sistema cai ou o certificado dá problema, ela diz que não deu para fazer, e quem termina emitindo a nota é o líder do setor ou o próprio dono.

O dono costuma ler isso como falta de compromisso. Campa lê de outro jeito: foi passada a tarefa, e não a responsabilidade. "Passar tarefa não é delegar", diz. Delegar seria falar assim: "Fulano, a partir de agora você é responsável por garantir que toda venda tem uma nota fiscal emitida em até 2 horas". Quem ouve isso entende que o assunto é com ele. Para uma pessoa séria, receber uma responsabilidade é receber uma reputação para zelar.

Um teste simples para fazer com a equipe

Campa sugere um teste. Chame as pessoas da equipe, uma de cada vez, para um papo informal e pergunte a cada uma por que está na empresa, qual é o papel dela ali. Se a resposta vier como lista de tarefas (atender o telefone, fazer vendas, emitir nota, fazer cobrança), não está claro para ela o que o dono espera. "O erro não é dela, o erro é de quem delegou."

Para ele, a responsabilidade pelo que acontece na empresa é sempre do dono, que é quem paga a conta se der errado. "Se a responsabilidade não é de ninguém, ela é do dono." Campa dá nome ao que costuma acontecer: delargar. É atirar a tarefa no colo de alguém sem saber se a pessoa tem competência técnica e emocional para dar conta, e sem dar nenhum norte.

Ele avisa que não diz isso para julgar ninguém. "Eu estou falando isso para te devolver o poder." Quem pergunta onde errou consegue consertar.

Contratar gente nota 10 não resolve

Campa aponta um erro comum na hora de contratar. A empresa nota 10, que ele chama de empresa inteligente, tem processo, cultura bem estabelecida, ritos de treinamento e o dono no estratégico. A nota 5 pode ser muito boa no que faz, mas não tem processo nem gestão, e o dono segue preso no operacional, no centro de tudo.

A régua dele: "Empresa nota 10 pega a pessoa nota seis, nivela para cima. Empresa nota cinco pega a pessoa nota 10, nivela para baixo". O resultado que alguém conquistou na empresa anterior não garante o mesmo resultado na sua. E a empresa que conta só com a inteligência das pessoas perde essa inteligência quando elas vão embora.

Quanto custa por ano uma tarefa que volta

Para Campa, o tempo do empresário é o ativo mais valioso da empresa, e dois ladrões roubam esse tempo: a delegação malfeita e a instrução mal passada. Ele faz a conta ao vivo, com números de exemplo:

• Treinar alguém para uma tarefa leva 2 horas. Com mais 2 horas para retreinar, são 4 horas.
• Refazer essa mesma tarefa leva 40 minutos, e o dono refaz uma vez por semana.
• 40 minutos vezes 52 semanas: pela conta do Campa, 35 horas em um ano.

"Você deixou de investir 2 horas ou 4 horas para perder 35", diz. Nas palavras dele, é uma semana inteira de trabalho do dono desperdiçada refazendo uma tarefa.

O segundo exemplo vem das empresas de serviços complexos, o tipo de empresário que ele atende. O dono revisa todas as propostas que a equipe gera, para ver se não tem erro: meia hora por revisão, três vezes por semana. Na mesma conta das 52 semanas, são 78 horas no ano conferindo proposta. E o dono não tem uma tarefa que volta, tem várias.

Por que a responsabilidade volta mesmo bem delegada

Mesmo delegada do jeito certo, a responsabilidade às vezes volta. Campa aponta duas razões. A primeira é o dono assumir de volta, por vaidade. Ele diz que foi assim: o dono gosta de bater no peito e dizer que faz melhor e mais rápido, e costuma ser verdade. Só que, para ele, vale a pena ter três pessoas levando uma hora cada uma numa tarefa que o dono faria em 10 minutos, se isso deixa o dono com tempo para o que traz mais resultado no longo prazo.

A segunda é puxar de volta sem querer. A pessoa traz um problema e o dono responde que vai resolver, que vai pensar e depois dá um retorno, ou entrega o caminho todo mastigado. A mensagem que ela recebe é que aquilo não é com ela, que está só ajudando.

Faça perguntas em vez de dar respostas

A saída que Campa ensina cabe em uma frase: "Aprenda a fazer perguntas e não dar respostas". No exemplo dele, o responsável pela cobrança conta que ligou e o cliente disse que não vai pagar. Em vez de ditar o que fazer, o dono devolve: "Beleza, entendi. Como é que você pensa em resolver isso?" Com resposta pronta, explica, o dono vira ajudante. Se o caminho que a pessoa trouxer for ruim, vêm mais perguntas, até a ficha cair.

Quando você devolve a pergunta, você trata adulto como adulto. E quando você trata adulto como adulto, o comprometimento sobe numa empresa.

Campa

No Strats, o programa de reestruturação empresarial da Viva Positivamente, conta Campa, tudo parte de uma descrição de cargos e responsabilidades bem montada. Ele resume a diferença: o empresário que está no centro de tudo tem ajudantes, que fazem coisas para ele. O dono de uma empresa inteligente, que está no estratégico, tem responsáveis, que entregam resultados.

Cada tarefa que você delegou e voltou para você é uma hora que sai da tua família.

Campa

Ele fecha com uma pergunta: qual delegação você vai refazer do jeito certo ainda esta semana?

Momentos da live

• 02:57 Delegar é fácil, difícil é manter a delegação
• 06:21 Passar tarefa não é delegar: o exemplo da nota fiscal
• 08:49 O teste da pergunta sobre o papel de cada um
• 11:21 Empresa nota 10 e empresa nota 5 na hora de contratar
• 19:25 A conta de quanto custa refazer uma tarefa
• 24:24 As duas razões que fazem a responsabilidade voltar
• 28:50 Fazer perguntas em vez de dar respostas

Para continuar no assunto, leia também Como Delegar de Forma Eficaz e Você não precisa de clones, precisa de método.

A live Papo Estratégico acontece toda terça, ao meio-dia, com um tema por edição. Receba o aviso das próximas lives.